En España un grupo de fincas forman una comunidad y pueden tener un administrador en común.
Esta persona sería autorizada por los propietarios para trabajar como Administrador de fincas tiene como principal responsabilidad, ocuparse de todos los asuntos administrativos y legales que se derivan de las actividades productivas que se realizan en las fincas que son administradas.
La labor del Administrador de fincas incluye gestionar los asuntos financieros que competen a su funcionamiento, además de cualquier otro proceso que sea necesario realizar para se mantengan vigentes los pagos de impuestos, declaraciones y actualizaciones.
En este sentido, si eres un Administrador de fincas, eres el encargado de llevar a cabo las diligencias administrativas y financieras ineludibles para que se cumpla la gestión y mantenimiento de estas comunidades.
Es obvio que debes contar con la autorización de los propietarios de las fincas o comunidades rurales o municipales, como primera orden, con la debida resolución emitida por una asamblea de propietarios.
Un detalle importante para el Administrador de fincas es que regularmente es contratado por propietarios de fincas que deciden arrendarlas y requieren de un especialista en el cumplimiento de las responsabilidades que le competen.
Si estas interesado en conocer las responsabilidades de un Administrador de fincas, continúa leyendo este artículo y conocerás en detalle las más importantes con las cuales debe cumplir de conformidad con lo que establece el artículo número de la Ley de Propiedad Horizontal.
Un administrador de fincas debe asesorar a los propietarios
El profesional que se responsabiliza por la administración de fincas debe velar porque exista armonía entre los vecinos arrendatarios fomentando la buena comunicación en forma escrita u oral.
De igual forma debe mantener las actividades de asesoramiento en los aspectos que los vecinos consideren pertinentes y acudan al Administrador de fincas para ser atendidos y recibir la información oportuna de cambios y permisos que requieran de su aprobación para ser gestionados.
Gestión de presupuesto anual, una de las responsabilidades del Administrador de fincas
En conjunto con el presidente de la comunidad conformada por propietarios, el Administrador de fincas tiene la responsabilidad de diseñar un presupuesto anual que debe presentar en una Junta de Propietarios para ser aprobada en consenso.
El presupuesto anual debe ir acompañado por un plan de copras o inversión en el que se detalle cómo serán usados los recursos financieros destinados para las mejoras e inversiones planificadas para ser ejecutadas durante un año fiscal.
La contabilidad también es responsabilidad del Administrador de fincas
Una comunidad de fincas debe llevar un control contable exhaustivo y transparente. Esta también está entre las responsabilidades del Administrador de fincas.
Además de la contabilidad regularmente exigida por la ley, se presentan compras no planificadas que deben ser analizadas y justificadas para realizar los pertinentes ajustes en el presupuesto y otorgarle la legalidad de una modificación presupuestaria aprobada tanto por los propietarios como por los arrendatarios que utilizan sus recursos para la producción anual.
El mantenimiento de la finca y las áreas comunes entre los vecinos
El cumplimiento exitoso de las funciones que competen al Administrador de fincas se refleja en las acciones que realiza para mantener las condiciones adecuadas de la infraestructura que conforma la comunidad.
Por esta razón, la ejecución de obras destinadas para lograr la mejora de los servicios básicos e instalaciones que forman parte de la infraestructura de las comunidades o fincas, las actividades de conservación, protección y prevención de situaciones de riesgo en los espacios, terrenos e inmuebles que las conforman, está entre las responsabilidades del Administrador de fincas.
Los proveedores de bienes y servicios requeridos en las fincas
Dentro de las actividades que debe realizar un Administrador de fincas está la responsabilidad de seleccionar los proveedores que proporcionen calidad y oportunidad en las acciones para las cuales son contratados.
Son responsabilidades de Administrador de fincas coordinar las acciones orientadas por la selección adecuada de quienes realizaran los servicios de mantenimiento a los equipos y herramientas que forman parte del funcionamiento de las instalaciones de las fincas, además de los ascensores, vehículos propiedad de las fincas, servicios de limpieza, entre otros.
Como un aspecto que resalta en el tema de las responsabilidades del Administrador de fincas, no se debe obviar la importancia que tiene ser garante del cumplimiento de plazos de ejecución y entrega de los servicios contratados, cumpliendo con la calidad y el tiempo pautado para ello.
De igual forma, una de las responsabilidades del Administrador de fincas en gestionar las contrataciones de los proveedores que cumplan con la calidad que se busca al mejor precio a través de una eficiente comparación de costos.
Un seguro confiable contra siniestros para la comunidad
En cualquier situación administrativa de inmuebles es indispensable la contratación de un seguro contra siniestros, que sirva de apoyo en caso de algún accidente o perdida material que se presente por causas no provocadas intencionalmente.
Las fincas rurales son más propensas a desastres naturales como incendios o plagas que azoten las cosechas. En estos casos hay seguros que tiene una amplia cobertura y amplio reconocimiento por su sentido de responsabilidad y cumplimiento.
Con respecto a las comunidades o fincas municipales los robos son los riesgos más comunes y la cobertura de los mismos debe contemplar una amplia cantidad de factores para considerarse confiable.
De identificar el que ofrece mayor cobertura y confiabilidad se responsabiliza el Administrador de fincas, porque posee la formación académica requerida para evaluar los factores financieros y estadísticos que inciden en la selección.
Entre los detalles que se deben considerar para la contratación del seguro la empresa aseguradora debe ser reconocida por su experiencia en los procesos relacionados con incidencias en comunidades de fincas, en función de lograr rapidez en los procesos y su resolución, evitando molestias e incomodidades innecesarias entre los propietarios.
Administración del tiempo entre las responsabilidades del Administrador de fincas.
Convertirse en Administrador de fincas es comprometerse a tiempo completo con el ejercicio de esta profesión y la mejor manera de cumplir con las responsabilidades que se adquieren es con una eficiente administración del tiempo.
Efectivamente, la estrategia más acertada para ejercer el cargo de Administrador de fincas de forma tal que los propietarios estén satisfechos, tanto con el factor comunicacional como con el cumplimiento oportuno del pago de impuestos y compromisos adquiridos con proveedores, es contabilizar el tiempo dedicado a cada proceso y procurar que se cumpla.
Un detalle interesante sobre las responsabilidades del Administrador de fincas y la importancia del tiempo en el ejercicio de su profesión, está en la cantidad de acciones que debe ajustar para cumplir oportunamente con las obligaciones fiscales que deben cumplir los propietarios de fincas como, por ejemplo, la declaración e ingreso a cuenta del IRPF de parte de la comunidad de propietarios. Modelo 111.
El plazo establecido por la norma para la presentación de esta declaración, exige que sea presentada en los primeros 20 días naturales en los meses: abril, julio, octubre y enero. Estas deben contener los detalles de las retenciones relacionadas con el trimestre natural anterior, más cercano.
Así como la declaración mencionada existen otras obligaciones de cumplimiento obligatorio y exigible por hacienda para evitar sanciones y multas por incumplimiento o presentación a destiempo.
Si has llegado hasta este punto del articulo ya tienes el conocimiento principal sobre las responsabilidades del Administrador de fincas en España y los detalles más resaltantes sobre la importancia de esta profesión para las comunidades de fincas, especialmente por la exigencia de la Ley de propiedad Horizontal donde se expresan las condiciones que se deben cumplir para hacer la contratación de uno de estos profesionales.