Obligaciones de un administrador de fincas

Dentro de la gran mayoría de las situaciones, un administrador de fincas tiene muchas funciones, tanto a nivel administrativo como gerencial para con la propiedad que administra. A fin de garantizar el libre ejercicio de los derechos que por disposición directa corresponden a la comunidad de propietarios de ese inmueble en el cual ejerce su profesión.

En este artículo intentaremos profundizar un poco más en cuanto a cuáles son las verdaderas funciones de un administrador de fincas conforme a la legislación vigente en nuestro territorio, así como también establecer las condiciones para que tanto el que piensa entrar en esta profesión como todos aquellos que deben contratar algún administrador de fincas, lo hagan sin más problema.

Obligaciones del Administrador de Fincas y funciones

A continuación te planteamos un resumen efectivo de todas las funciones inherentes al administrador de fincas, desde sus servicios básicos, hasta los más rebuscados y especializados.

Administrador de Fincas obligaciones: A nivel económico contable y de asesoría, un administrador de fincas debe:

  • Facturar y puesta al cobro mediante lo que se conoce como domiciliación bancaria de todos los recibos que, a través de cuotas ordinarias, y hasta extraordinarias fije la comunidad de propietarios.
  • Custodiar los fondos que se encuentran en su poder preservando que todos y cada uno tengan concordancia contable, y que se encuentren a completa disposición de la comunidad de propietarios en todo momento. A los efectos que las personas de la junta de gobierno lo autoricen, respecto a quienes no tienen la firma bancaria.
  • Controlar la reclamación y la gestión amistosa de cobro respecto a todos los recibos generados por cualquier concepto pendiente de pago.
  • Además, controlar la actualización de la contabilidad correspondiente a la comunidad de propietarios, a fin de que todo se mantenga en concordancia con las reglas económicas habituales, de allí, que sea tan importante dejar en claro la periodicidad en que esa información debe ser puesta a disposición del presidente de la comunidad de propietarios y los comuneros.
  • Llevar al día un control de gastos y la elaboración del presupuesto anual correspondiente.
  • Elaborar contratos civiles y mercantiles necesarios para mantener el correcto funcionamiento de la propiedad que administra, tales como; contratos de obra, arrendamientos o incluso el suministro de servicios.
  • Asesorar debidamente a la comunidad de propietarios en materias de propiedad horizontal y vertical pretendiendo que su asesoría se objetiva y efectiva, manteniendo concordancia con la normativa vigente en el territorio español.
  • Y finalmente, ejecutar los acuerdos adoptados en nombre y representación de la junta de propietarios.

A nivel de secretaría, un administrador de fincas debe;

  • Llevar a cabo la confección y el envío de todas las convocatorias correspondientes para la celebración de las juntas tanto ordinarias como extraordinarias, manifestando en qué manera se enviará la información a los vecinos.
  • La asistencia personal de la junta ordinaria y extraordinarias necesarias para todo el período anual en que se fije el contrato, llevando a cabo los levantamientos de acta correspondientes a cada sesión y velando porque estas sean firmadas en ejercicio de su condición de secretario, con una detallada transcripción al correspondiente libro para luego efectuar el envío de un ejemplar a toda la comunidad de propietarios.
  • También debe, redactar y enviar las cuantas circulares, cartas, escritos, notificaciones, solicitudes o sea cuales fuera necesarias, para que se mantenga informados a todos los que conforman la comunidad de propietarios.
  • Por otro lado, el administrador de fincas debe firmar los certificados que acrediten la situación de las deudas adquiridas por el inmueble en el que ejerce su labor, a fin de que estas puedan servir de base para el procedimiento judicial que se amerite.
  • También deberá firmar las certificaciones de acuerdos comunitarios para el ejercicio de la acción de cesación por vecinos problemáticos y molestos en el inmueble.
  • Deberá tener en su custodia, y llevar actualizados todos los ficheros de datos, tanto en soporte informático, como en papel, de los propietarios que conforman la comunidad, manteniendo registrado los cambios, tanto domiciliarios a los efectos de cualquier notificación necesaria, como la titularidad de los inmuebles, pisos y los locales que lo conforman.
  • Debe custodiar el libro de actas a fin de que haya un sustento de todo lo que en él se confiere, como convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y muchos otros documentos relevantes para que se mantengan todas las reuniones correspondientes.
  • Llevar a cabo el tratamiento de todos los datos personales en favor de cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos, donde es muy importante aclarar si su trabajo es asumido por su despacho profesional o va a contratar uno externo. Manteniendo un registro de todas las operaciones correspondientes a este punto para la Agencia Española de Protección de Datos.

A nivel de gestión y conservación, un administrador de fincas debe:

  • Contratar los servicios y suministros para el buen funcionamiento del inmueble, manteniendo los previos, y actualizando a nuevos con previa autorización de la comunidad de propietarios.
  • Atención de las llamadas o avisos respecto a las averías y los siniestros acontecidos en el edificio o propiedad, para solventar las situaciones conforme a lo que establecen aquellos procedimientos convenidos pos la comunidad de propietarios.
  • Valorar los inmuebles para la contratación de los seguros de riesgos respectivos a cada uno.
  • Realizar el seguimiento de los siniestros en forma tal que se complementa a la misma compañía de seguros de la comunidad de propietarios, incluso denunciando por ante los organismos policiales, aquellos delitos como el robo, los actos vandálicos y cualquier otro, dentro de las dependencias del inmueble que administra.
  • También deberá llevar un control administrativo de todas las obras y trabajos de conservación y mantenimiento referentes a la gestión de presupuestos y servicios con todos los datos de los distintos proveedores o técnicos necesarios.

Garantías que ofrece un administrador de fincas

Por la mera esencia de su profesión, un administrador de fincas es garante de los derechos de una comunidad de propietarios, actuando siempre en favor de velar por el libre ejercicio de los mismos respecto al inmueble y sus dependencias, con esto, aquél que ejerce esta profesión, te garantiza que:

  • Hay alguien realizando las labores respectivas, para el salvaguardo del derecho a propiedad del edificio.
  • Se están llevando a cabo, sin la necesidad de intervención de ninguno de los propietarios de una forma directa. Todas las tareas correspondientes a nivel de la administración y gestión del inmueble.
  • Además, se mantiene todo a nivel de que, conforme a derecho se puede solicitar brinden asesorías a todos los que conforman la comunidad de propietarios.
  • También te garantiza que un profesional se está encargando de todas las gestiones necesarias para que se mantenga en funcionamiento el inmueble.

En tal forma, contratar a un administrador de fincas puede ser la mejor opción para administrar un inmueble. Más aún si necesitas que se mantengan las condiciones de administración, para que todos y cada uno de los que conforman la comunidad de propietarios, puedan llevar su día a día sin preocupaciones.

Claro, debes pretender siempre que quien ejerza como administrador de fincas esté debidamente colegiado, y sea parte de ese grupo que ha mantenido el ejercicio directo de las funciones respectivas a su profesión, siendo formado en concordancia con las virtudes establecidas para este tipo de ejercicio profesional, y teniendo un conocimiento reconocible de la normativa competente a la administración de inmuebles dentro del territorio español.

Así que no lo dudes, si eres propietario, y formas parte de una comunidad que necesita de un administrador de fincas, puedes exigir que se cumpla con estas disposiciones sin perjuicio de lo establecido en la norma, a fin de que se te garantice tu derecho a llevar una vida tranquila y el libre ejercicio de tu derecho a propiedad.

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