Para la mayoría de los expertos, la administración de finca es una de las materias más importantes para la sociedad, debido a que esta tiene la oportunidad de entregarles un gran aporte a las comunidades respecto a la gestión de las responsabilidades que éstas puedan presentar.
Con esto, la administración de finca, está comprendida por trabajadores denominado como administradores de finca, los cuales tiene la cualidad y las funciones para servir a un urbanismo que se trate ya sea, de complejos urbanísticos o de aquellos que comprende más al lado mercantil y sea identificado como inmuebles dirigido a actividades comerciales.
De esta manera, la administración de finca, presenta un tipo de trabajador que permite apoyar en las gestiones de los propietarios o titulares en una zona o lugar en particular, haciendo posible que los conflictos entre vecinos y la verificación de la legalidad en los rubros de algunos bienes sea armoniosa y trasparente.
Debido a que, el trabajador de la administración de finca es muy solicitado, es importante que la comunidad conozca los criterios más relevantes a la hora de elegir un buen administrador, siendo que, este tipo de profesionales deben ser destacados por su comportamiento y responsabilidad profesional.
Si estás interesado en conocer un poco más sobre los criterios para elegir un bien administrador de fincas. Este artículo es para ti, aquí te explicaremos todo lo que tienes que saber sobre este tema.
¿Qué es un administrador de fincas?
Es concebido como un tipo de gestor que trabaja en dos ámbitos específicos, es decir; gestor de fincas y gestor de comunidades. Se puede destacar que, este tipo de trabajador se encarga de gestionar las responsabilidades y actividades dentro de una zona urbanística o rústica.
De igual manera, los administradores de fincas pueden iniciar su trabajo al momento de que algún titular de una finca, o que la junta de propietarios de algún bien que pueda ser objeto de la propiedad horizontal pida que un profesional de la administración se encarga de gestionar los asuntos financieros, legales y técnicos que comprenda el mantenimiento y gestión económica de los bienes inmuebles objetos de la administración.
Con respecto a las funciones específicas de un administrador de fincas, estas pueden depender del tipo de bien que se está pidiendo gestionar. Para esto, el administrador al ser un profesional de libre ejercicio, tiene dentro de su perímetro de acciones aquellas fincas de carácter arrendadas y de propietarios, las cuales comprende los siguiente:
- Administrador de fincas arrendadas: entre sus funciones se destacan, la selección del arrendatario, redactar los documentos que establezca la relación contractual entre las partes, realizar el proceso de obtención de la cédula de habitabilidad, realizar las gestiones pertinentes para el traspaso de locales comerciales. Inspeccionar y/o supervisar las obras de mejora y reparaciones que se lleven a cabo al bien objeto de su administración, realizar las asesorías pertinente y necesarios sobre las cuestiones relativas al arrendamiento, llevar un control de la contabilidad, entre otros.
- Administrador de fincas de propiedad: entre sus funciones podemos destacar la protección de la finca, tener como prioridad la realización de una buena administración del edificio, comunicarse de manera constante sobre cualquier tipo de desperfecto a los propietarios, organizar las juntas que traten sobre el programa de gastos pronosticables, realizar las asesorías pertinentes acerca de lo relativo al inmueble, además de los seguros del mismo, entre otros.
A pesar de que, el administrador de finca es muy pragmático en sus tareas, este también tiene la cualidad de mediador entre los vecinos de un inmueble en donde, este profesional tiene como miras resolver aquellas situaciones contenciones y fortalecer las relaciona personales de los copropietarios de una edificación.
Por otro lado, este tipo de trabajador también puede actuar como secretario de una junta de vecinos donde tendrá como funciones principales la protección de los documentos de la comunidad, así como la redacción del acta de reunión y dar fe de la misma.
Los criterios para elegir al buen administrador de fincas
Debido a que el papel de un administrador de fincas en una comunidad de propietarios o de una finca, es sumamente significativo, es importante conocer algunos de los criterios o factores a tomar en cuente a la hora de elegir a un administrador. A continuación, te dejamos una lista de algunos de los criterios que para nosotros debes tener presente si estás organizando una reunión con un profesional de la administración de finca.
- Presupuesto: antes de desembolsar tu dinero o irte por un administrador con precios baratos, te recomendamos que le eches una ojeada a las tarifas del colegio de administradores de finca, ya que, algunos profesionales intentan en algunas ocasiones lucrarse más de lo debido.
- Primera impresión: uno de los aspectos más importantes debido a que, el mejor administrador de fincas es aquel que te inspira confianza y cercanía desde el primer contacto. Si el caso es el contrario te recomendamos iniciar una nueva búsqueda a pesar de que éste posiblemente haya llenado todas las expectativas laborales; de esta manera, la confianza en este tipo de trabajos es lo más importantes. Si todavía no te has convencido te aconsejamos pedir valoraciones de otras comunidades que hayan tenido la oportunidad de trabajar con el administrador, o buscar las reseñas en su página web, redes sociales e incluso en el colegio podrás verificar si dicho profesional ha tenido problemas o quejas con otras comunidades.
- Trasparencia y Comunicación: comprende aquellos atributos indispensables para todo administrador de fincas, debido a que, mientras se mantenga este tipo de actitudes, permitirán que los propietarios o titulares sientan armonía y confianza con respecto a la administración de sus comunidades.
- Tecnología: es uno de los aspectos que para nosotros es importante a la hora de la comunicación entre el administrador y los propietarios. De esta manera, recomendamos que el profesional de la administración de fincas tenga un alto nivel en el manejo de las TIC (Tecnologías de la información y la Comunicación), ya que, éste podrá implementar innumerables medios para poder comunicarle a los vecinos noticias como, por ejemplo; el estado de la cuenta de la comunidad, responder cualquier tipo de solicitudes o dudas, y recordarle constantemente las responsabilidades que tiene como titulares según la normativa legal vigente.
- Promover auditorias: otro de los aspectos es sobre las auditorias, donde el papel del administrador es el impulsa este tipo de reuniones, a fin de hablar de temas como, por ejemplo, que traten sobre la comunidad o facilitar propuestas que permitan visualizar otras alternativas que posibiliten la reducción de gastos. Este punto en particular, esta enlazado estrechamente con el punto de la comunicación, siendo que, el administrador de fincas tiene la labor de hacer seguimiento y mantenimiento de todo lo que está relacionado con el inmueble y por medio de las auditorias podrás conocer de primera mano sobre las deficiencias de la edificación.
- Tomar el tiempo: te recomendamos que no tomes una decisión imprudente debido a las ansias de tener a un administrador de fincas en tu comunidad. De esta manera, el tiempo te permitirá conocer detalladamente a los candidatos, así podrás detallar y conocer sus cualidades y ética profesional y personal.
Cada uno de estos criterios son para nosotros varios de los aspectos más importante a tomar en cuenta a la hora de elegir un buen administrador. En esta línea, no es recomendable hacer selecciones al azar, sino que, debe ser escogido por sus virtudes, cualidades y experiencias profesionales.
¿Cómo puedo reemplazar al administrador de fincas de mi comunidad?
A veces, no estamos seguros si debemos reemplazar a nuestro administrador, pero si este ha tenido varias faltas las cuales se han basado sobre una insatisfactoria comunicación y actuación aunado a la constante existencia de incidente laborales inapropiados por parte de un profesional.
Es en estos momentos cuando, debemos de plantearnos profundamente hacer un cambio en la administración de la finca. Si estás interesado en conocer más a fondo el proceso para cambiar a tu administrador, a continuación, te dejamos los pasos a seguir:
- Tipo y Naturaleza de la Junta: Primeramente, se debe de verificar si se realizará el anunció en la junta de vecinos ordinaria o si sea en una junta extraordinaria. En caso de ser en una reunión ordinaria, basta con llevar presupuestos de otras administraciones y dar inicio con los votos, donde se tendrá como punto de día, la elección de cargos. Ahora, si fuera en una reunión extraordinaria, esta deberá ser convocada por el presidente de la junta o en su defecto por el 25% de los propietarios del edificio o finca, donde se tratará como orden del día, cese y cambios del secretario – administrador, en esta junta se deberá llevar el presupuesto de administraciones y se realizará las votaciones respectivas.
- Forma del Voto: esta será realizada en dos convocatorias. En la primera se dispondrá de los propietarios, y deberán presentar la mayoría de las cuotas de participación. En la segunda será el mismo proceso, pero en este caso trataran con los asistentes.
- Firma del Acta: en ella se declararán los puntos de la junta, la cual se le dispondrá un tiempo determinado para confirma la decisión. Dicho tiempo, el administrador deberá de hacer entrega de los documentos esenciales para el correcto funcionamiento de la comunidad.
De igual manera, este proceso lo pueden encontrar con más detalles en la ley de propiedad horizontal, siendo la normativa aplicable para estos casos.